Cosa Deve Avere un Buon Software Per la Gestione Clienti?

Gestire i clienti in modo efficace non è un problema finché l'azienda non deve crescere.

Eppure, nella maggior parte delle aziende italiane, i dati di clienti e contatti vengono conservati tra fogli Excel, email, WhatsApp, appunti cartacei e agenda

E nonostante la gestione dei contatti sia solo un dettaglio diventa un collo di bottiglia che blocca la crescita e limita la scalabilità delle imprese.

Per questo sempre più aziende stanno cercando di evolversi adottando software creati per la gestione commerciale (chiamato anche CRM) in grado di portare ordine, velocità e controllo in un’area fondamentale per un'azienda in crescita.
 

Cosa deve avere un buon software per la gestione clienti?

Quali caratteristiche non possono mancare affinché sia adatto ad una azienda italiana?

Ovviamente ogni azienda ha le proprie esigenze, ma ci sono dei fattori trasversali che riguardano la maggior parte delle realtà.
Ecco quali...
 

1. Archiviazione completa dei contatti

Il software deve permettere di salvare in un’unica scheda tutte le informazioni importanti su ogni cliente o potenziale cliente:

• dati anagrafici
• contatti di qualunque genere
• note interne
• documenti importanti
• nominativi di referenti e interlocutori
• settore, provenienza, tipologia
• storico dei contatti e delle richieste

Avere tutto in un unico posto è la base per non perdere nulla e lavorare in modo più professionale.

Inoltre una scheda cliente completa permette a chiunque in azienda di capire, in un attimo, chi è quel cliente e cosa è già stato fatto per lui.
 

2. Storico delle interazioni centralizzato

Uno dei punti più critici nella gestione clienti è l’assenza di uno storico interazioni condiviso.

Perché ognuno gestisce i propri contatti in autonomia e con i propri metodi.
Nessuno però pensa che ogni assenza può diventare un disservizio o un'oppoprtunità persa.

Per questo motivo il software per la gestione clienti ideale deve registrare tutte le azioni svolte per permettere al resto del team di riprendere in mano la trattativa con il cliente.

Quindi ogni chiamata effettuata, email, incontri o visite, preventivi inviati ecc...

Questo permette a tutta l’azienda di sapere chi ha fatto cosa, evitando sovrapposizioni e garantendo continuità anche quando una persona è assente.
 

3. Sistema di attività e promemoria

Non basta avere i dati: bisogna ricordarsi di agire nei termini comnuicati al cliente.

Un software di gestione clienti deve permettere di assegnare attività a sé stessi o ad altri colleghi e impostare promemoria attivi, con una vista a calendario.

Senza un sistema di promemoria, si rischia che le trattative si “freddino”, i clienti dimentichino l’offerta o che un preventivo resti senza risposta per settimane.
 

4. Creazione rapida di preventivi e offerte

Spesso nelle PMI italiane, si trascura questo fattore perchè la creazione di preventivi è completamente manuale e svolta tramite Excel o Word, senza condividere nulla con il team.

Ma la capacità di creare preventivi velocemente è un vero vantaggio competitivo.

Purtroppo pochi sistemi hanno questa funzione, ma sarebbe l'ideale che un buon software per la gestione commerciale potesse

• creare offerte velocemente con pochi clic
• avere e inserire articoli a catalogo e articoli personalizzabili
• personalizzare il preventivo per il cliente
• condividere tutto in automatico nello storico
• monitorare lo stato delle offerte (bozza, completata, inviata, rifiutata, sospesa o (quello che tutti vorrebbero) approvata)

Il preventivo è il tuo primo impatto con l'azienda cliente ma se la creazione è lenta o imprecisa, rischi di fare una pessima impressione oltre che perdere un'opportunità.
 

5. Archivio condivisio e controllato per tutto il team

Uno degli errori più frequenti nelle aziende è la concentrazione delle informazioni in poche persone (il commerciale storico, il titolare, l’amministrazione…) o in pochi strumenti non facilmente condivisibili.

È importante quindi adottaree un software moderno che consenta una condivisione in tempo reale e un'archiviazione centralizzata sicura con tutti i membri del team (sì, anche quelli junior ma con autorizzazioni differenti)

Così il lavoro non si ferma quando un membro del team è assente o impegnato e la gestione commerciale rapida diventa un valore aggiunto che il cliente sicuramente apprezzerà.
 

6. Integrazione con email e strumenti aziendali

Per permettere di archiaviare tutto, un buon CRM deve integrarsi con i principali sistemi utilizzati in azienda (di solito Email, Telefono e Calendario)

Le informazioni devono muoversi automaticamente, senza che il commerciale debba fare passaggi manuali.
 

7. Facile da Implementare e Usare

Un software che richiede settimane di formazione e implementazione non è adatto a una PMI.

Perché le piccole aziende devono rimanere agili per rispondere prontamente al mercato, e non possono permettersi di perdere opportunità.

Un buon software per la gestione clienti deve quindi essere intuitivo, pratico e veloce. Con un'interfaccia pensata per trasmettere tutto velocemente

Deve rimanere essenziale per diminuire i passaggi oeprativi, così anche le persone meno avvezze alla tecnologia possono utilizzarlo.

Quindi anche l'mplementazione non può richiedere anni di interventi e Go-Live incompleti.

Le aziende non hanno tempo da perdere: devono essere operative subito.
 

8. Report, dati e statistiche commerciali

Capire cosa funziona e cosa può essere migliorato è l'ultimo fatto essenziale per quessto tipo di software per la gestione commerciale.

Avere le statistiche per monitorare e migliorare il team commericale è fodamentale per un'azienda che deve valutare ogni singolo costo.

In questo modo gli obiettivi possono essere tramutati in step chiari e misurabili.

Perché un software che non permette di misurare… non permette di migliorare.
 

Puoi trovare Tutto in Questo CRM... e anche di Più! 

Avere tutto questo è ciò che distingue un vero CRM da un semplice foglio Excel complesso.

Infatti NetManager è creato proprio per gestire quanto elencato sopra, e non solo.

Lo scopo è offrire alle aziende uno strumento Semplice, Personalizzato sulle esigenze dell'azienda e Unificato, perchè questo tipo di aziende deve essere agile in tutto, anche nella gestione.

In sostanza con NetManager puoi:

• gestire più velocemente ogni cliente in un’unica scheda centralizzata,
• avere lo storico condiviso di attività e comunicazioni,
• creare offerte rapidamente, in pochi clic,
• avere tutto sotto controllo e pianificare attività e follow-up,
• monitorare lo stato delle trattative,
• condividere i dati in modo controllato con tutto il team, senza perdere tempo,
• analizzare l’andamento commerciale con dashboard chiare.

Queste funzioni, e molte altre, sono sono modellate su ogni casistica che richieda l'intervento di NetManager.

Solitamente le aziende scelgono un CRM come NetManager per portare ordine, velocità e metodo nella gestione commerciale immediatamente, senza lunghi tempi di implementazione e senza stravolgere il modo di lavorare dei commerciali.

Se pensi che la tua azienda abbia bisogno di un sistema con queste caratteristiche, clicca il bottone qui sotto e richiedi un'appuntamento con un nostro consulente, il quale ti mostrerà NetManager in funzione, gratuitamente.

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Conclusione

Scegliere un software per la gestione clienti non significa aggiungere un programma in più, ma sposare un metodo di lavoro differente e le funzionalità che questo può offrire.

L'importante è che rispetti le caratteristiche viste sopra.

Per un'azienda in crescita, strumenti come questo non sono un lusso, ma stanno diventando sempre più comuni e necessari.

Quindi se ne senti la necessità è il caso di agire, e NetManager potrebbe fare al caso tuo.

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